Fakturering: Sådan sender du en faktura

Indhold

Vejledning til fakturering

Er du i tvivl om hvad fakturering er og hvordan du skal gøre? Vil du gerne have svar på hvilke regler der er og, hvordan du laver en rettelse til en faktura? Så er du kommet til det rette sted. Du finder her en fuld vejledning til, hvad du skal gøre når du skal have betaling for dit arbejde. 

Hvad er fakturering?

Fakturering er den proces, hvor du sender en faktura til en kunde, der skal betale for din service. Det vil sige, at du sender en regning til kunden, og kunden er faktureret. Fakturering er derfor noget af det vigtigste, for det er sådan du får pengene i hus. 

Hvordan fakturerer jeg?

Du fakturerer ved at sende en faktura med oplysninger om service og pris mm. Du kan sende den med posten, med e-mail eller gennem et digitalt sagsstyringssystem. Når fakturaen er sendt, er din service faktureret, men ikke nødvendigvis betalt. Er fakturabeløbet betalt, ved bankoverførsel eller kontant, er fakturaen kundens kvittering.

Regler for fakturering

Der er visse regler som en faktura skal overholde. Det er oplysninger om din virksomhed, kundens oplysninger, informationer om vare og pris, samt momsbeløb. Noget mange ikke ved er, at perioden for at sende en faktura kan forældes. Det sker 3 år efter servicen er leveret. 

Derfor er det bedst at fakturere kunden med det samme du er færdig med opgaven. Det giver dig ro, da du ved der ingen hængepartier er, pengene kommer hurtigere i hus, og dine kunder bliver mere tilfredse, da de ikke skal vente i lang tid på at modtage regningen.  

I Ordrestyring ligger der en skabelon til fakturaer, som overholder alle reglerne. Samtidig kan systemet hjælpe med at huske dig på at sende fakturaen i god tid. Systemet fortæller dig også, hvis en kunde har ubetalte fakturaer.  

Hvad skal der stå på en faktura?

Så hvad skal en faktura indeholde? Kort og godt skal den indeholde følgende:

  • Nummeret på fakturaen
  • Dato for afsendelse
  • Dit virksomhedsnavn, CVR-nummer og adresse
  • Kundens navn og adresse
  • Specifikke varer, antal og pris
  • Momsbeløb

Nogle oplysninger er valgfrie at have på din faktura, såsom betalingsinformationer, kontaktoplysninger, og bankdetaljer. Selvom det kan være en rigtig god ide at have med, er det ikke krav for, at en faktura er gældende. Hvis du vil have en skabelon til fakturering, er det nemmest med et digitalt system, der sørger for at overholde alle reglerne.

Hvornår skal jeg fakturere?

Du skal fakturere når du er færdig med servicen. Når du har faktureret kunden, er regningen sendt, men ikke nødvendigvis betalt. Fristen for hvornår fakturaen skal sendes, er 3 år efter projektet er færdig, ellers forældes. Det er derfor bedst at fakturere med det samme.

 I nogle tilfælde er det nødvendigt at delfakturere som typisk er, hvis beløbet er meget højt og skal betales løbende, eller ved entreprisesager, hvor underleverandører er involveret. En delfaktura opsættes på samme måde som en faktura, og fortsætter i samme nummerrække. 

Delfakturering kan være nødvendig, hvis hele servicen ikke leveres på samme tid. I stedet for at sende én stor regning til kunden til sidst i projektet, sender du flere små i løbet af projektet. Den sidste vil typisk sendes når projektet er afsluttet. Det vil gavne både kunden, der måske skal spare op løbende, og dig, hvis du skal betale en underleverandør midt i processen, eller hvis du skal bruge pengene til at betale for nye materialer til næste stadie. 

Her er det en god idé at bruge et digitalt system, som giver dig overblik over alle stadier i et projekt, og hvornår en regning skal sendes – helt uden at du mister overblikket. 

Hvordan sender jeg en faktura?

Der er flere måder at sende en faktura på, og det er op til dig at vælge hvordan. Det kan ske enten ved brevpost, vedhæftet i en e-mail eller gennem et digitalt system. Hvis du gerne vil have hurtig og nem fakturering, er et digitalt sagsstyringssystem at foretrække. 

Med Ordrestyring ligger der allerede en skabelon til fakturaen inde i systemet, der overholder alle regler for fakturering og gør det til en simpel opgave. 

Kreditnota

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er det omvendte af en faktura. Man kan også kalde det for en negativ faktura. Er du kommet til at lave en fejl på den sendte faktura, eller der efterfølgende er aftalt rabatter, skal du sende en kreditnota i stedet for en ny faktura. 

Har kunden modtaget fakturaen, men ikke betalt den, når de modtager kreditnotaen, så kan de trække beløbet fra fakturaen og indbetale det lavere beløb. Hvis kunden derimod har betalt fakturaen, skal du som sælger, tilbagebetale beløbet på kreditnotaen til kundens konto. 

Hvad er forskellen mellem en faktura og en kreditnota?

Forskellen på en faktura og en kreditnota er, at en faktura er når kunden skal betale dig, og en kreditnota er når du skal tilbagebetale kunden eller kunden skal betale et lavere fakturabeløb. Begge dele er dokumenter som du sender til kunden. 

I Ordrestyring er det nemt at holde styr på fakturaer og kreditnotaer. Systemet holder styr på nummerrækken og du bevarer overskuddet og overblikket.   

Hvornår sender jeg en kreditnota?

At kreditere en faktura betyder, at du sender en kreditnota. Du sender en rettelse til en faktura til kunden, hvor du enten skal tilbagebetale eller modtage et lavere beløb af fakturaen. Enten skal du kreditere hele fakturabeløbet eller dele af det. Det nye beløb bliver dermed fakturabeløbet minus kreditnotabeløbet.

En kreditnota vil typisk være nødvendig ved:

  • fejlfakturering
  • fejl ved leveringen af produktet eller ydelsen 
  • rabatter aftalt efter sendt faktura

Hvad skal der stå på en kreditnota?

Kreditnotaen skal indeholde de samme oplysninger som fakturaen, det vil sige kreditnotanummer, dato, firmanavn, CVR-nr., kundenavn og adresse, varer, mængde og pris, samt momsbeløbet. Kreditnotanummeret kan udarbejdes på to måder: enten fortsætter du med næste nummer i rækken for dine fakturaer, eller du laver en ny nummerrække kun til kreditnotaer. 

I Ordrestyring kan du nemt oprette kreditnotaer, og nummerrækken vil blive oprettet for dig. Der er ingen grund til selv at opfinde den dybe tallerken – systemet holder styr på det.

Del på sociale medier: 

Share on facebook
Facebook
Share on email
Email
Share on linkedin
LinkedIn

Flere vejledninger

7 ting du ikke vidste om skyen

Ordrestyring.dk er det man kalder en cloudbaseret tjeneste. Det vil sige at software, service og tjenesteydelser ligger gemt et andet sted end på din computer. Det er der en række fordele ved.

Læs mere »

Vil du se, hvordan det virker? Bestil en uforpligtende demo.

Få en gratis 30 minutters online demo og se hvad Ordrestyring kan gøre for din forretning.

Hvordan kan vi kontakte dig?